Con la versione 3.0.0.58 sono state introdotte alcune modifiche per adeguarsi alle nuove linee guida del GDPR che entrerà in vigore il 25 maggio 2018.

Al suo interno Grand Hotel prevedeva già alcune funzioni di controllo e gestione privacy, sono state quindi integrate funzioni aggiuntive per migliorare il controllo e la protezione dei dati anagrafici:

• E’ stata inserita la registrazione dell’accesso ai dati di Grand Hotel da parte dell’operatore e la successiva uscita dal programma, vengono registrati data e ora di login e logout dal programma.
• Sono stati inseriti le registrazioni delle operazioni eseguite dall’operatore all’interno degli archivi clienti, schedine di PS e archivio ditte e agenzie. Vengono registrate le operazioni di apertura, inserimento, modifica e cancellazione di un anagrafica.
• Per la schedina di PS è stato inserito la possibilità di rendere anonimi i dati anagrafici in mancanza di autorizzazione al trattamento dei dati in modo da espletare le operazioni obbligatorie di legge (invio schedina al portale alloggiati) e mantenere i dati statistici a fini ISTAT e per gli studi di settore. Il parametro può essere attivato a discrezione del Hotel e viene eseguito in automatico alla partenza del cliente.
• Quando viene attivato il flag privacy il programma registra ora e giorno dell’adesione, questo per permettere di selezionare poi le anagrafiche con la privacy scaduta per decidere se richiedere il consenso o cancellare il dato.
• Sono state aggiunte funzioni di cancellazione dei dati nell’archivio clienti e schedine di PS per permettere di eliminare i dati sia di coloro che non hanno soggiornato più dopo un dato periodo sia per coloro che hanno il consenso alla privacy scaduto o non firmato. Per le schedine di PS è prevista anche al sola cancellazione dei nominativi mantenendo però i dati statistici anonimi.
• Per la gestione dei backup dei dati all’interno di Grand Hotel è già presente la funzione “Salvataggi Pianificati” che permette di impostare salvataggi automatici, senza l’intervento di un operatore, ad orari e giorni personalizzabili . Nella pagina di impostazione si stabilisce il percorso su cui salvare il file, che può essere anche una cartella sincronizzata in Cloud; il controllo di accesso alla cartella viene demandato al sistema operativo in quanto l’operazione di salvataggio viene eseguita dall’utente Windows autorizzato, per cui è possibile anche che il file di backup venga salvato in una cartella “criptata” gestita dal sistema operativo il cui accesso è consentito solo all’utente Windows designato in fase di impostazione del backup.