Aggiornamento Grand Hotel 3.0.0.60

  • Per coloro che hanno il modulo Fattura Elettronica Grand Hotel sono stati aggiunti nell’anagrafica delle ditte/agenzie viaggi i campi:
    • Codice destinatario: numero che identifica la destinazione della fattura elettronica è obbligatorio per l’emissione della fattura elettronica, nel caso non venga fornito perché in possesso della sola PEC è necessario digitare il codice 0000000 (7 zeri).
    • PEC: indirizzo di posta elettronica certificata in alternativa al codice destinatario.
  • Nell’anagrafica ditte e agenzie viaggio sono stati aggiunti i campi:
    • Giorni scadenza incasso sospesi: indicare il numero di giorni di scadenza per l’incasso dell’eventuale sospeso
    • Fine mese: valorizzarlo nel caso di incasso a fine mese (esempio 30 giorni a fine mese si inserisce 30 come giorni e si clicca su questo flag, in questo modo in fase di inserimento del sospeso il programma calcolerà automaticamente la data di incasso)
  • E’ stato corretto un errore che faceva si che le ricevute con incasso a sospeso venivano registrate nei corrispettivi (solo le ricevute che dal conto in parcheggio vengono registrate a sospeso cliente/ditta).
  • Sono state apportate modifiche interne al fine di semplificare la gestione delle fatture elettroniche.

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Fattura Elettronica Grand Hotel

Con il modulo Fattura Elettronica Grand Hotel è possibile generare il file XML conforme della fattura elettronica come previsto dall’Agenzia delle Entrate.

Per venire in contro alle esigenze di semplicità per gli operatori di ricevimento si è pensato di lasciare la fase di check-out dei clienti praticamente invariata rispetto all’emissione di una fattura cartacea, per tale motivo l’operatore potrà emettere una versione cartacea della fattura elettronica (con la stessa numerazione che avrà il file) ma stampata su carta semplice non fiscale..

La procedura di emissione di una fattura elettronica con Grand Hotel prevede i seguenti passi:

  1. Prima di tutto è necessario inserire nell’anagrafica dell’azienda a cui si andrà ad emettere la fattura i campi Codice destinatario e PEC (posta elettronica certificata). L’inserimento della PEC è obbligatorio solo in mancanza del Codice destinatario che andrà inserito comunque ma con il codice 0000000 (7 zeri) 
  2. Dal programma Grand Hotel si procede all’emissione della fattura come in precedenza. La presenza del codice destinatario o della PEC consente al programma di capire che il documento in oggetto è una fattura elettronica per il quale non si stampa un documento fiscale ma si procede alla stampa su carta semplice.
  3. Effettuata la stampa e assegnato il tipo di pagamento si può procedere alla generazione del file. L’operazione può essere fatta anche in un secondo tempo in quanto il programma Fattura Elettronica segnala le fatture stampate di cui non è stato ancora generato il corrispondente file XML.
  4. Ecco un video dimostrativo:

Aggiornamento Grand Hotel 3.0.0.59

Elenco modifiche e nuove implementazioni:

  • Sono state apportate alcune modifiche alla registrazione del consenso alla privacy aggiungendo dei parametri di selezione in più per determinare in modo più selettivo la tipologia di privacy a cui ha aderito il cliente (a breve sarà disponibile anche un’applicazione su tablet Android/Windows per la gestione del consenso e registrazione senza circolazione cartacea). Oltre al normale consenso alla privacy ora sono presenti tre opzioni aggiuntive:
    • Comunicazioni: il cliente da il consenso alla comunicazione interna dei sui dati (possibilità di passare telefonate al cliente ad esempio)
    • Storico: possibilità di trattenere i dati del cliente nello storico per eventuali soggiorni futuri
    • Pubblicità: consenso del cliente a ricevere materiale pubblicitario ecc…
  • E’ stato aggiunta la possibilità di selezione multipla delle camere richieste in fase di prenotazione. Non è più necessario confermare ogni singola camera da aggiungere alla prenotazione nel riquadro di selezione camere richieste, ma tenendo premuto il tasto control (CTRL) della tastiera e cliccando con il mouse su ogni singola camera che si vuole selezionare verranno evidenziate e si potrà confermarle tutte in un unico passaggio cliccando sul bottone di spostamento nelle camere richieste.
  • Il messaggio di richiesta di controllo degli aggiornamenti è stato sostituito con un semplice avviso sulla barra di stato dell’applicazione e apparirà solo in presenza di aggiornamenti, cliccando poi sul messaggio sarà possibile procedere all’aggiornamento del programma. Rimane invariata la possibilità del controllo manuale dal menu Manutenzione-Aggiornamenti internet. Nel caso l’operatore non sia abilitato al controllo degli aggiornamenti il programma non effettuerà il controllo automatico.
  • E’ stato bloccata la possibilità di procedere al check-in immediato in mancanza di camere selezionate (sia per tipo che per numero).
  • E’ stata aggiunta la funzione split-payment per le note di accredito.
  • E’ stato modificato il numero massimo di aliquote iva gestibili dal programma, mentre prima si potevano usare solo 4 aliquote iva, ora tale limite è stato portato a 10. Rimane la limitazione di 4 aliquote iva per singolo documento perché nel layout dei documenti fiscali non è possibile far entrare più di 4 aliquote, ma ogni documento potrà avere 4 aliquote diverse delle 10 disponibili. Con questa modifica è stato aggiunto anche un nuovo report “corrispettivi con dettaglio documenti (oltre 4 aliquote)” perché il vecchio non riporterà più i dati corretti, installandolo inoltre verrà velocizzato anche il tempo di lettura dei dati in quanto l’installazione creerà nuovi indici di ricerca.
  • Nell’archivio clienti e ditte/agenzie in caso di record modificato non si potrà chiudere la schermata senza prima dare conferma o no della modifica apportata.
  • Nella schermata “Tableau camere” è stato aggiunto il colore nero per le camere messe in manutenzione dalla funzione Azienda-Stato camere.
  • E’ stato inserito il controllo della numerazione delle fatture elettroniche al cambio anno, per coloro che hanno il modulo fatturazione elettronica Grand Hotel, in modo da ripartire con il primo numero all’inizio dell’anno senza dovere cambiarlo manualmente dal modulo stesso.

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Report per stampa consenso al trattamento dei dati – GDPR

E’ stato aggiunto un nuovo report che si chiama “modello privacy gdpr”. Questo report funziona come una schedina di pubblica sicurezza da stampare ma invece della schedina viene stampato il modulo per il consenso al trattamento dei dati da far sottoscrivere al cliente che si registra in hotel.

Per installarlo è sufficiente andare in Manutenzione->Aggiornamenti report e selezionarlo. Una volta installato per renderlo disponibile in fase di stampa della schedina è necessario andare in Azienda->Personalizzazione e alla voce “Schedina PS” selezionarlo.

In questo modo stampando la schedina verrà stampata invece il modulo di consenso già comprensivo del nome del cliente.

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Grand Hotel e il GDPR – nuova normativa Europea sulla privacy

Con la versione 3.0.0.58 sono state introdotte alcune modifiche per adeguarsi alle nuove linee guida del GDPR che entrerà in vigore il 25 maggio 2018.

Al suo interno Grand Hotel prevedeva già alcune funzioni di controllo e gestione privacy, sono state quindi integrate funzioni aggiuntive per migliorare il controllo e la protezione dei dati anagrafici:

  • E’ stata inserita la registrazione dell’accesso ai dati di Grand Hotel da parte dell’operatore e la successiva uscita dal programma, vengono registrati data e ora di login e logout dal programma.
  • Sono stati inseriti le registrazioni delle operazioni eseguite dall’operatore all’interno degli archivi clienti, schedine di PS e archivio ditte e agenzie. Vengono registrate le operazioni di apertura, inserimento, modifica e cancellazione di un anagrafica.
  • Per la schedina di PS è stato inserito la possibilità di rendere anonimi i dati anagrafici in mancanza di autorizzazione al trattamento dei dati in modo da espletare le operazioni obbligatorie di legge (invio schedina al portale alloggiati) e mantenere i dati statistici a fini ISTAT e per gli studi di settore. Il parametro può essere attivato a discrezione del Hotel e viene eseguito in automatico alla partenza del cliente.
  • Quando viene attivato il flag privacy il programma registra ora e giorno dell’adesione, questo per permettere di selezionare poi le anagrafiche con la privacy scaduta per decidere se richiedere il consenso o cancellare il dato.
  • Sono state aggiunte funzioni di cancellazione dei dati nell’archivio clienti e schedine di PS per permettere di eliminare i dati sia di coloro che non hanno soggiornato più dopo un dato periodo sia per coloro che hanno il consenso alla privacy scaduto o non firmato. Per le schedine di PS è prevista anche al sola cancellazione dei nominativi mantenendo però i dati statistici anonimi.
  • Per la gestione dei backup dei dati all’interno di Grand Hotel è già presente la funzione “Salvataggi Pianificati” che permette di impostare salvataggi automatici, senza l’intervento di un operatore, ad orari e giorni personalizzabili . Nella pagina di impostazione si stabilisce il percorso su cui salvare il file, che può essere anche una cartella sincronizzata in Cloud; il controllo di accesso alla cartella viene demandato al sistema operativo in quanto l’operazione di salvataggio viene eseguita dall’utente Windows autorizzato, per cui è possibile anche che il file di backup venga salvato in una cartella “criptata” gestita dal sistema operativo il cui accesso è consentito solo all’utente Windows designato in fase di impostazione del backup.

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Aggiornamento Grand Hotel 3.0.0.58

  • In questa versione sono state introdotte funzioni per adeguare il software al nuovo regolamento per la privacy Europeo GDPR.

    • Sono state aggiunte le nuove funzioni di cancellazioni degli archivi anagrafici di Clienti e Schedine. La nuova funzione è nel menu Azienda->Manutenzione Archivi→Cancellazione Archivi Anagrafici. L’accesso è inizialmente inibito a tutti gli operatori per abilitare un operatore alla funzione è necessario andare in Azienda→Dati Azienda→Operatori e selezionato l’operatore in Accessibilità si trova la voce “Cancellazione archivi anagrafiche” da abilitare. Quando si entra in Cancellazione Archivi Anagrafici il programma chiede se i vuole eseguire un backup dei dati, è vivamente consigliato effettuare un backup nel caso in cui si voglia ripristinare i dati cancellati. La nuova finestra presenta le seguenti operazioni:

      • Cancella clienti con soggiorno anteriore al: – permette di eliminare tutti i clienti con data di soggiorno anteriore alla data selezionata nel campo “Data”

      • Cancella clienti con autorizzazione privacy anteriore al: permette di eliminare tutti i clienti con data di inserimento privacy anteriore alla data selezionata nel campo “Data”, non cancella le schede cliente che non presentano una data privacy

      • Cancella clienti senza storico soggiorni con data inserimento anteriore al: permette di eliminare tutti i clienti che non hanno storico soggiorni che sono stati inseriti in archivio con data anteriore a quella selezionata nel campo “Data”

      • Cancella Schedine di PS con data partenza anteriore al: permette di cancellare tutte le schedine la cui ultima data di partenza è anteriore a quella selezionata nel campo “Data”

      • Cancella Schedine di PS con data privacy anteriore al: permette di cancellare tutte le schedine che hanno la data di inserimento privacy anteriore a quella selezionata nel campo “Data”, non cancella le schedine che non presentano una data privacy

      • Rendi anonime schedine PS senza autorizzazione privacy con partenza anteriore al: permette di rendere anonime le schedine di PS che hanno partenza anteriore alla data selezionata nel campo “Data”. Questa funzione ancella solo cognome e nome della schedina mantenendo i dati necessari alle comunicazioni ISTAT e studi di settore.

      • Rendi anonime Schedine PS con partenza anteriore al: come quella precedente ma non tiene conto della data di autorizzazione privacy

      • Cancella storico soggiorni clienti con partenza anteriore al: cancella le righe di storico soggiorni dei clienti con partenza anteriore alla data selezionata. Non cancella i dati anagrafici dei clienti.

      • La voce “Crea copia dei dati cancellati in formato CSV” se selezionata salverà un copia dei dati cancellati in un file esterno in formato CSV.

      • Premendo il tasto “Esegui” viene eseguita la procedura selezionata. I dati non saranno fisicamente cancellati fino a che non si preme il bottone “Salva modifiche”. Se si preme il bottone “Annulla modifiche” o i chiude la finestra senza salvare le procedure eseguite non verranno salvate e i dati non saranno cancellati.

    • E’ stato aggiunto il parametro “Azzera schedine senza privacy” in Azienda→Dati azienda→Parametri. Questo parametro se attivato renderà anonime le schedine di PS che nella giornata effettuano il check-out e che non presentano il consenso alla privacy mantenendo però i dati necessari alla comunicazione per ISTAT e studi di settore.

    • Nell’archivio clienti quando viene cliccato il campo “Autorizzazione privacy” il programma registra data e ora e visualizza il dato sotto il campo, nel caso non sia stato inserita l’autorizzazione o il campo venga deselezionato presenterà l’ avviso “Data privacy: MAI” in rosso.

    • Nell’archivio schedine è stato inserito il campo “Inserimento privacy” da cliccare quando il cliente ha sottoscritto la privacy, se selezionato verrà presentata anche al data e ora in cui è stato selezionato. Se si deseleziona verrà azzerata la data di inserimento.

    • Nello storico registrazioni è state aggiunta una nuova voce “Varie” che indicherà nel campo Camera1 le seguenti voci:

      • Login: effettuato accesso al programma dall’operatore

      • Logout: effettuata chiusura programma dall’operatore

      • Ditta: operazioni su archivio ditte /agenzie, nel campo Camera2 viene indicato il tipo di operazione:

        • Read: è stato richiamato un record

        • Insert: inserimento di un nuovo record

        • Update: modifica di un record

        • Delete: eliminazione di un record

      • Cliente: operazioni su archivio clienti, nel campo Camera2 viene indicato il tipo di operazione:

        • Read: è stato richiamato un record

        • Insert: inserimento di un nuovo record

        • Update: modifica di un record

        • Delete: eliminazione di un record

      • SPS: operazioni su archivio schedine, nel campo Camera2 viene indicato il tipo di operazione:

        • Read: è stato richiamato un record

        • Insert: inserimento di un nuovo record

        • Update: modifica di un record

        • Delete: eliminazione di un record

  • E’ stato aggiunto la possibilità di richiamare una schedina dall’archivio schedine oltre che con il tasto F2 anche con F3 per ricercare una schedina per riga di registro arrivi, con F4 per codice schedina. Questo permetterà di ricercare eventuali record nell’archivio anche se sono stati eliminati i nominativi ma di cui si ha la necessità di correggere i dati per la trasmissione all’ISTAT.

  • E’ stato aggiunto il parametro “Numerazione automatica schedine” in Azienda→Dati Azienda→Parametri. Attivandolo il programma numererà le schedine in automatico per coloro che non le stampano più.

  • Nella scheda Prenotazione è stato aggiunto il bottone “PS” che permette di inserire le schedine di notifica del cliente prima di fare il check-in. Sarà quindi possibile legare le schedine di PS ad una prenotazione prima ancora che il cliente arrivi in struttura e al check-in verranno automaticamente inserite nel conto.

  • E’ stata aggiunta la possibilità di ristampa degli acconti ditta/agenzia e cliente. Nella finestra “Acconti” è presente un nuovo bottone “Ristampa” che permette di ristampare l’acconto ma solo quelli che sono presenti in “Conti in parcheggio”. Non è possibile ristampare un acconto di giorni precedenti o già contabilizzato.

  • E’ stato corretto un errore in fase di registrazione di un abbuono che in presenza di quantità maggiore di uno non ne teneva conto.

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Aggiornamento Grand Hotel 3.0.0.57

Elenco modifiche e nuove implementazioni:

Build 3.0.0.57:

  • E’ stato modificato il report dei corrispettivi in modo che anche con le due colonne aggiunte per lo split-payment venga comunque stampato in verticale.
  • E’ ora possibile ricercare per cognome e nome sia nell’archivio clienti che nell’archivio schedine. E’ sufficiente inserire il cognome, anche parziale, nel campo “Cognome” e il nome nel campo “Nome” quindi premere F2 nel campo “Nome”.
  • E’ stata aggiornata la gestione dello split-payment in modo da detrarre l’imposta corrispondente all’IVA già in fase di passaggio dal conto in parcheggio. Praticamente nei campi dell’importo da incassare verrà proposto solo l’importo corrispondente all’imponibile.
  • E’ stata aggiornata la stampa dei documenti fiscali con stampante laser in presenza di split-payment. Nel totale del documento apparirà il totale complessivo (Imponibile+Imposta) mentre nel netto a saldo del documento apparirà solo l’imponibile.

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Nuovo software “Comunicazione Fatture”

E’ disponibile il nuovo software per la creazione del file XML conforme alla comunicazione per lo spesometro 2017.

Il programma genera il file XML delle fatture emesse leggendole direttamente dall’archivio di Grand Hotel.

Contattaci per costi e informazioni .

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Aggiornamento Grand Hotel 3.0.0.56

Elenco modifiche e nuove implementazioni:

Build 3.0.0.56:

  • E’ stata introdotta la fatturazione soggetta a split payment per le ditte e agenzie viaggio che lo richiedono. All’interno dell’anagrafica della ditta/agenzia c’è un nuovo campo che si chiama “Split payment”, selezionando questa voce il programma, nel momento in cui si procede alla stampa di una fattura per ditta/agenzia abilitata, effettuerà una stampa della fattura con l’IVA sempre esposta ma con la dicitura “Operazione soggetta a split payment ai sensi dell’articolo 17 ter DPR 633/72”. In seguito a questo è stato modificato anche il report dei Corrispettivi presente in Gestione Contabilità che oltre alle colonne già presenti in precedenza riporterà due nuove colonne “FT Splitpay.” e “NC Splitpay.” in modo da segnalare i corrispettivi soggetti alla nuova operazione. Al momento la gestione dell’importo riporta ancora il lordo comprensivo di IVA, in un prossimo aggiornamento introdurremo un campo apposito per l’incasso dell’IVA a parte.

  • E’ ora possibile modificare l’immagine utilizzata nel quadro prenotazioni, per indicare prenotazioni particolari, anche nel conto del cliente alloggiato. Nelle proprietà del conto si trova il campo “Immagine” che permette di modificarla.

  • E’ stato inserito un controllo sui conti con pagamento H o F di cui è stata già emessa la ricevuta fiscale accompagnatoria, in caso si tenti di ristamparla il programma avviserà se è già stata emessa una ricevuta, inoltre inibirà l’eventuale stampa di una nota proforma in modo da non perdere il numero di ricevuta stampato in precedenza.

  • E’ stato inserito il controllo sulla correttezza del codice fiscale sia in Gestione Clienti che in Gestione Ditte/Agenzie, in caso di digitazione errata verrà avvisato l’operatore.

  • E’ stata aggiunta la creazione automatica del conto che prosegue l’occupazione della camera anche per i conti collegati ad un capo conto, in questo modo quando verrà emessa una ricevuta il giorno prima della partenza anche nelle camere collegate verrà rigenerato il conto per mantenere l’occupazione.

  • E’ stato aggiornato l’elenco dei comuni (alla data del 16/02/2017) per la creazione del file per la pubblica sicurezza , per aggiornare entrare in Grand Hotel e al menu Manutenzione selezionare “Esecuzione script”, nella finestra che appare cliccare sulla cartellina gialla per selezionare il file “tabella_comuni_ps.sql” che si trova nella cartella dei programmi di Grand Hotel (usualmente “C:\Programmi\Grand Hotel”) quindi cliccate sul bottone Esegui. L’operazione va eseguita su di un solo terminale.

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Aggiornamento Grand Hotel 3.0.0.55

  • Con questa versione viene introdotta la possibilità di gestire il programma in modo “virtuale” via interfaccia Web, con la modalità virtuale è possibile accedere al programma anche da internet. Per poter usare questa modalità è necessario una licenza apposita legata al numero degli utenti/accessi che si vogliono avere, contattateci per maggiori informazioni.
  • Con questa versione se si imposta la voce “Accesso remoto” da Azienda→Dati Azienda→Parametri oltre a non eseguire i controlli e aggiornamenti del database all’avvio del programma, viene disattivato il monitoraggio delle modifiche in Main-courante. Si consiglia di utilizzare questo parametro solo in casi particolari in quanto con questo parametro il programma non verifica i campi del database e quindi non lo aggiorna alla versione usata dal programma.
  • Sono state aggiornate le categorie “motivo viaggio” e “Mezzo di trasporto” presenti nelle schedine, per aggiornare l’archivio eseguire da Manutenzione→Esecuzione script il file “inserimento tipo e trasporto per schedine ps.sql” presente nella cartella programmi di Grand Hotel.
  • E’ stato corretto un problema che causava la stampa delle fatture riepilogative in modo sintetico anche quando era selezionata la stampa analitica.
  • Tutti i campi di Grand Hotel dove è previsto l’uso del tasto F2 sono stati aggiornati per riconoscere anche il “doppio click” del mouse, questo per poter aprire la ricerca anche in presenza di monitor touch.
  • Nella stampa dei documenti di riepilogo delle ditte (fattura e ricevuta riepilogativa) è stata inserita una procedura di controllo che in caso di errore di sistema durante la stampa riporta alla situazione di partenza i conti in modo da poter rieseguire la stampa.