Grand Hotel e il GDPR – nuova normativa Europea sulla privacy

Con la versione 3.0.0.58 sono state introdotte alcune modifiche per adeguarsi alle nuove linee guida del GDPR che entrerà in vigore il 25 maggio 2018.

Al suo interno Grand Hotel prevedeva già alcune funzioni di controllo e gestione privacy, sono state quindi integrate funzioni aggiuntive per migliorare il controllo e la protezione dei dati anagrafici:

  • E’ stata inserita la registrazione dell’accesso ai dati di Grand Hotel da parte dell’operatore e la successiva uscita dal programma, vengono registrati data e ora di login e logout dal programma.
  • Sono stati inseriti le registrazioni delle operazioni eseguite dall’operatore all’interno degli archivi clienti, schedine di PS e archivio ditte e agenzie. Vengono registrate le operazioni di apertura, inserimento, modifica e cancellazione di un anagrafica.
  • Per la schedina di PS è stato inserito la possibilità di rendere anonimi i dati anagrafici in mancanza di autorizzazione al trattamento dei dati in modo da espletare le operazioni obbligatorie di legge (invio schedina al portale alloggiati) e mantenere i dati statistici a fini ISTAT e per gli studi di settore. Il parametro può essere attivato a discrezione del Hotel e viene eseguito in automatico alla partenza del cliente.
  • Quando viene attivato il flag privacy il programma registra ora e giorno dell’adesione, questo per permettere di selezionare poi le anagrafiche con la privacy scaduta per decidere se richiedere il consenso o cancellare il dato.
  • Sono state aggiunte funzioni di cancellazione dei dati nell’archivio clienti e schedine di PS per permettere di eliminare i dati sia di coloro che non hanno soggiornato più dopo un dato periodo sia per coloro che hanno il consenso alla privacy scaduto o non firmato. Per le schedine di PS è prevista anche al sola cancellazione dei nominativi mantenendo però i dati statistici anonimi.
  • Per la gestione dei backup dei dati all’interno di Grand Hotel è già presente la funzione “Salvataggi Pianificati” che permette di impostare salvataggi automatici, senza l’intervento di un operatore, ad orari e giorni personalizzabili . Nella pagina di impostazione si stabilisce il percorso su cui salvare il file, che può essere anche una cartella sincronizzata in Cloud; il controllo di accesso alla cartella viene demandato al sistema operativo in quanto l’operazione di salvataggio viene eseguita dall’utente Windows autorizzato, per cui è possibile anche che il file di backup venga salvato in una cartella “criptata” gestita dal sistema operativo il cui accesso è consentito solo all’utente Windows designato in fase di impostazione del backup.

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Aggiornamento Grand Hotel 3.0.0.58

  • In questa versione sono state introdotte funzioni per adeguare il software al nuovo regolamento per la privacy Europeo GDPR.

    • Sono state aggiunte le nuove funzioni di cancellazioni degli archivi anagrafici di Clienti e Schedine. La nuova funzione è nel menu Azienda->Manutenzione Archivi→Cancellazione Archivi Anagrafici. L’accesso è inizialmente inibito a tutti gli operatori per abilitare un operatore alla funzione è necessario andare in Azienda→Dati Azienda→Operatori e selezionato l’operatore in Accessibilità si trova la voce “Cancellazione archivi anagrafiche” da abilitare. Quando si entra in Cancellazione Archivi Anagrafici il programma chiede se i vuole eseguire un backup dei dati, è vivamente consigliato effettuare un backup nel caso in cui si voglia ripristinare i dati cancellati. La nuova finestra presenta le seguenti operazioni:

      • Cancella clienti con soggiorno anteriore al: – permette di eliminare tutti i clienti con data di soggiorno anteriore alla data selezionata nel campo “Data”

      • Cancella clienti con autorizzazione privacy anteriore al: permette di eliminare tutti i clienti con data di inserimento privacy anteriore alla data selezionata nel campo “Data”, non cancella le schede cliente che non presentano una data privacy

      • Cancella clienti senza storico soggiorni con data inserimento anteriore al: permette di eliminare tutti i clienti che non hanno storico soggiorni che sono stati inseriti in archivio con data anteriore a quella selezionata nel campo “Data”

      • Cancella Schedine di PS con data partenza anteriore al: permette di cancellare tutte le schedine la cui ultima data di partenza è anteriore a quella selezionata nel campo “Data”

      • Cancella Schedine di PS con data privacy anteriore al: permette di cancellare tutte le schedine che hanno la data di inserimento privacy anteriore a quella selezionata nel campo “Data”, non cancella le schedine che non presentano una data privacy

      • Rendi anonime schedine PS senza autorizzazione privacy con partenza anteriore al: permette di rendere anonime le schedine di PS che hanno partenza anteriore alla data selezionata nel campo “Data”. Questa funzione ancella solo cognome e nome della schedina mantenendo i dati necessari alle comunicazioni ISTAT e studi di settore.

      • Rendi anonime Schedine PS con partenza anteriore al: come quella precedente ma non tiene conto della data di autorizzazione privacy

      • Cancella storico soggiorni clienti con partenza anteriore al: cancella le righe di storico soggiorni dei clienti con partenza anteriore alla data selezionata. Non cancella i dati anagrafici dei clienti.

      • La voce “Crea copia dei dati cancellati in formato CSV” se selezionata salverà un copia dei dati cancellati in un file esterno in formato CSV.

      • Premendo il tasto “Esegui” viene eseguita la procedura selezionata. I dati non saranno fisicamente cancellati fino a che non si preme il bottone “Salva modifiche”. Se si preme il bottone “Annulla modifiche” o i chiude la finestra senza salvare le procedure eseguite non verranno salvate e i dati non saranno cancellati.

    • E’ stato aggiunto il parametro “Azzera schedine senza privacy” in Azienda→Dati azienda→Parametri. Questo parametro se attivato renderà anonime le schedine di PS che nella giornata effettuano il check-out e che non presentano il consenso alla privacy mantenendo però i dati necessari alla comunicazione per ISTAT e studi di settore.

    • Nell’archivio clienti quando viene cliccato il campo “Autorizzazione privacy” il programma registra data e ora e visualizza il dato sotto il campo, nel caso non sia stato inserita l’autorizzazione o il campo venga deselezionato presenterà l’ avviso “Data privacy: MAI” in rosso.

    • Nell’archivio schedine è stato inserito il campo “Inserimento privacy” da cliccare quando il cliente ha sottoscritto la privacy, se selezionato verrà presentata anche al data e ora in cui è stato selezionato. Se si deseleziona verrà azzerata la data di inserimento.

    • Nello storico registrazioni è state aggiunta una nuova voce “Varie” che indicherà nel campo Camera1 le seguenti voci:

      • Login: effettuato accesso al programma dall’operatore

      • Logout: effettuata chiusura programma dall’operatore

      • Ditta: operazioni su archivio ditte /agenzie, nel campo Camera2 viene indicato il tipo di operazione:

        • Read: è stato richiamato un record

        • Insert: inserimento di un nuovo record

        • Update: modifica di un record

        • Delete: eliminazione di un record

      • Cliente: operazioni su archivio clienti, nel campo Camera2 viene indicato il tipo di operazione:

        • Read: è stato richiamato un record

        • Insert: inserimento di un nuovo record

        • Update: modifica di un record

        • Delete: eliminazione di un record

      • SPS: operazioni su archivio schedine, nel campo Camera2 viene indicato il tipo di operazione:

        • Read: è stato richiamato un record

        • Insert: inserimento di un nuovo record

        • Update: modifica di un record

        • Delete: eliminazione di un record

  • E’ stato aggiunto la possibilità di richiamare una schedina dall’archivio schedine oltre che con il tasto F2 anche con F3 per ricercare una schedina per riga di registro arrivi, con F4 per codice schedina. Questo permetterà di ricercare eventuali record nell’archivio anche se sono stati eliminati i nominativi ma di cui si ha la necessità di correggere i dati per la trasmissione all’ISTAT.

  • E’ stato aggiunto il parametro “Numerazione automatica schedine” in Azienda→Dati Azienda→Parametri. Attivandolo il programma numererà le schedine in automatico per coloro che non le stampano più.

  • Nella scheda Prenotazione è stato aggiunto il bottone “PS” che permette di inserire le schedine di notifica del cliente prima di fare il check-in. Sarà quindi possibile legare le schedine di PS ad una prenotazione prima ancora che il cliente arrivi in struttura e al check-in verranno automaticamente inserite nel conto.

  • E’ stata aggiunta la possibilità di ristampa degli acconti ditta/agenzia e cliente. Nella finestra “Acconti” è presente un nuovo bottone “Ristampa” che permette di ristampare l’acconto ma solo quelli che sono presenti in “Conti in parcheggio”. Non è possibile ristampare un acconto di giorni precedenti o già contabilizzato.

  • E’ stato corretto un errore in fase di registrazione di un abbuono che in presenza di quantità maggiore di uno non ne teneva conto.

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Aggiornamento Grand Hotel 3.0.0.57

Elenco modifiche e nuove implementazioni:

Build 3.0.0.57:

  • E’ stato modificato il report dei corrispettivi in modo che anche con le due colonne aggiunte per lo split-payment venga comunque stampato in verticale.
  • E’ ora possibile ricercare per cognome e nome sia nell’archivio clienti che nell’archivio schedine. E’ sufficiente inserire il cognome, anche parziale, nel campo “Cognome” e il nome nel campo “Nome” quindi premere F2 nel campo “Nome”.
  • E’ stata aggiornata la gestione dello split-payment in modo da detrarre l’imposta corrispondente all’IVA già in fase di passaggio dal conto in parcheggio. Praticamente nei campi dell’importo da incassare verrà proposto solo l’importo corrispondente all’imponibile.
  • E’ stata aggiornata la stampa dei documenti fiscali con stampante laser in presenza di split-payment. Nel totale del documento apparirà il totale complessivo (Imponibile+Imposta) mentre nel netto a saldo del documento apparirà solo l’imponibile.

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Nuovo software “Comunicazione Fatture”

E’ disponibile il nuovo software per la creazione del file XML conforme alla comunicazione per lo spesometro 2017.

Il programma genera il file XML delle fatture emesse leggendole direttamente dall’archivio di Grand Hotel.

Contattaci per costi e informazioni .

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Aggiornamento Grand Hotel 3.0.0.56

Elenco modifiche e nuove implementazioni:

Build 3.0.0.56:

  • E’ stata introdotta la fatturazione soggetta a split payment per le ditte e agenzie viaggio che lo richiedono. All’interno dell’anagrafica della ditta/agenzia c’è un nuovo campo che si chiama “Split payment”, selezionando questa voce il programma, nel momento in cui si procede alla stampa di una fattura per ditta/agenzia abilitata, effettuerà una stampa della fattura con l’IVA sempre esposta ma con la dicitura “Operazione soggetta a split payment ai sensi dell’articolo 17 ter DPR 633/72”. In seguito a questo è stato modificato anche il report dei Corrispettivi presente in Gestione Contabilità che oltre alle colonne già presenti in precedenza riporterà due nuove colonne “FT Splitpay.” e “NC Splitpay.” in modo da segnalare i corrispettivi soggetti alla nuova operazione. Al momento la gestione dell’importo riporta ancora il lordo comprensivo di IVA, in un prossimo aggiornamento introdurremo un campo apposito per l’incasso dell’IVA a parte.

  • E’ ora possibile modificare l’immagine utilizzata nel quadro prenotazioni, per indicare prenotazioni particolari, anche nel conto del cliente alloggiato. Nelle proprietà del conto si trova il campo “Immagine” che permette di modificarla.

  • E’ stato inserito un controllo sui conti con pagamento H o F di cui è stata già emessa la ricevuta fiscale accompagnatoria, in caso si tenti di ristamparla il programma avviserà se è già stata emessa una ricevuta, inoltre inibirà l’eventuale stampa di una nota proforma in modo da non perdere il numero di ricevuta stampato in precedenza.

  • E’ stato inserito il controllo sulla correttezza del codice fiscale sia in Gestione Clienti che in Gestione Ditte/Agenzie, in caso di digitazione errata verrà avvisato l’operatore.

  • E’ stata aggiunta la creazione automatica del conto che prosegue l’occupazione della camera anche per i conti collegati ad un capo conto, in questo modo quando verrà emessa una ricevuta il giorno prima della partenza anche nelle camere collegate verrà rigenerato il conto per mantenere l’occupazione.

  • E’ stato aggiornato l’elenco dei comuni (alla data del 16/02/2017) per la creazione del file per la pubblica sicurezza , per aggiornare entrare in Grand Hotel e al menu Manutenzione selezionare “Esecuzione script”, nella finestra che appare cliccare sulla cartellina gialla per selezionare il file “tabella_comuni_ps.sql” che si trova nella cartella dei programmi di Grand Hotel (usualmente “C:\Programmi\Grand Hotel”) quindi cliccate sul bottone Esegui. L’operazione va eseguita su di un solo terminale.

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Aggiornamento Grand Hotel 3.0.0.55

  • Con questa versione viene introdotta la possibilità di gestire il programma in modo “virtuale” via interfaccia Web, con la modalità virtuale è possibile accedere al programma anche da internet. Per poter usare questa modalità è necessario una licenza apposita legata al numero degli utenti/accessi che si vogliono avere, contattateci per maggiori informazioni.
  • Con questa versione se si imposta la voce “Accesso remoto” da Azienda→Dati Azienda→Parametri oltre a non eseguire i controlli e aggiornamenti del database all’avvio del programma, viene disattivato il monitoraggio delle modifiche in Main-courante. Si consiglia di utilizzare questo parametro solo in casi particolari in quanto con questo parametro il programma non verifica i campi del database e quindi non lo aggiorna alla versione usata dal programma.
  • Sono state aggiornate le categorie “motivo viaggio” e “Mezzo di trasporto” presenti nelle schedine, per aggiornare l’archivio eseguire da Manutenzione→Esecuzione script il file “inserimento tipo e trasporto per schedine ps.sql” presente nella cartella programmi di Grand Hotel.
  • E’ stato corretto un problema che causava la stampa delle fatture riepilogative in modo sintetico anche quando era selezionata la stampa analitica.
  • Tutti i campi di Grand Hotel dove è previsto l’uso del tasto F2 sono stati aggiornati per riconoscere anche il “doppio click” del mouse, questo per poter aprire la ricerca anche in presenza di monitor touch.
  • Nella stampa dei documenti di riepilogo delle ditte (fattura e ricevuta riepilogativa) è stata inserita una procedura di controllo che in caso di errore di sistema durante la stampa riporta alla situazione di partenza i conti in modo da poter rieseguire la stampa.

Aggiornamento Grand Hotel 3.0.0.54

Elenco modifiche e nuove implementazioni:

Build 3.0.0.54:

  • E’ stato aggiunto il timeout sui messaggi di avviso che appaiono in basso a sinistra della schermo, ora hanno una durata di 20” . Questo tempo è modificabile cliccando con il tasto destro del mouse sul messaggio, apparirà una finestra con la richiesta del numero di secondi del timeout, si consiglia di non mettere un tempo inferiore hai 10/20 secondi.
  • E’ stato corretto un errore di visualizzazione dell’intestatario della prenotazione riportato nel titolo della finestra quando la prenotazione veniva aperta da un punto diverso dall’archivio clienti.
  • Sono state modificate le procedure di addebito automatico e addebito automatico singolo che in alcuni frangenti non riportavano in modo corretto la tariffa presente nelle proprietà del conto.
  • Per evitare problemi di memoria in fase di check-in il programma taglia automaticamente la lunghezza delle note, presenti in prenotazione e riportate nel conto, a 1500 caratteri.
  • E’ stato corretto un errore in fase di inserimento di prenotazione dove non veniva riportato correttamente la ditta prenotante presente in soggiorni precedenti.
  • E’ stato modificato il controllo dell’acconto in fase di emissione di fattura o ricevuta riepilogativa, ora il programma in caso di acconto superiore all’importo avvisa del possibile documento in negativo, inoltre non permetterà più l’inserimento di un importo di acconto superiore a quello presente nella ditta.
  • E’ stato corretta la creazione del conto che prosegue il soggiorno del cliente quando questo richiede l’emissione di un documento fiscale in anticipo e nel nuovo conto non venivano riportate le tariffe presenti in proprietà del conto.

Aggiornamento Grand Hotel 3.0.0.53

Elenco modifiche e nuove implementazioni Build 3.0.0.53:

  • E’ stato corretta la procedura di creazione del file trasmissione schedine via Web in presenza di componenti gruppo con nazione di nascita diversa dal capogruppo.
  • E’ stata corretta la stampa della colonna aliquota iva nel corpo del documento nelle fatture: nei conti collegati non veniva riportato correttamente la descrizione dell’aliquota corrispondente all’addebito.
  • Nelle schedine è ora possibile impostare dei valori di default per i campi Tipo di trasporto e Motivo del viaggio. Una volta inserito il valore nel campo cliccando con il tasto destro del mouse sulla voce appare il menu con la possibilità di impostarlo come predefinito.
  • E’ stata modificata la procedura di registrazione del conto quando viene incassato da Conti in parcheggio, in alcune situazioni la procedura si interrompeva per problemi di record occupati in un altra transazione.
  • E’ stata corretta la procedura di cambio camera alla schedina nella main-courante che non registrava correttamente il cambio camera.
  • E’ stata aggiunta la possibilità di utilizzare un modulo di stampa diverso per la stampa delle proforma cliente su modello laser. Ora in Azienda→Personalizzazione a fianco di Proforma cliente c’è una casella che se cliccata permette di usare il report selezionato per la Proforma al posto del modello unico.

Nuovo software per l’invio dati Ricestat – Regione Toscana

E’ disponibile il nuovo software per l’invio dei dati statistici alla regione  Toscana per quelle province dove viene utilizzato il nuovo sistema di Web Checkin.

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Aggiornamento Grand Hotel 3.0.0.52

Elenco delle modifiche/correzioni apportate:

  • E’ stato corretto il salto del campo numero documento quando si inseriscono le schedine di PS dei componenti famigliari, ora il programma passa correttamente al campo successivo
  • Nelle schedine è stato sostituita l’apertura automatica della finestra di selezione del comune e cap (tasto F2) nella residenza delle schedine con l’apertura automatica di selezione del comune riconosciuto dalla questura (tasto F3), questo perché nelle schedine il campo CAP non è un campo obbligatorio e necessario mentre alcuni comuni riconosciuti dalla questura non corrispondono a quelli presenti con CAP e provincia ( tasto F2)
  • E’ stata aggiunta la possibilità di salvare una copia del documento fiscale stampato (ovviamente solo la parte stampata dal programma) in una cartella selezionata dall’operatore. I file vengono salvati in formato standard JPEG. Per impostare il salvataggio e la cartella è necessario andare in Grand Hotel→Azienda→Personalizzazione cliccare sulla casella “Salva copia documenti fiscali” e nel riquadro “Percorso” scrivere il percorso dove salvare il file, questo può essere anche una cartella condivisa in rete. Questa impostazione è disponibile solo per chi effettua la stampa dei documenti fiscali su Stampanti Laser o Ink/Jet e va attivata su ogni postazione in cui si effettuano le stampe fiscali.
  • E’ stata aggiunta una nuova opzione nella funzione di splitting che si chiama “Nuovo conto”, questa voce permette di spostare gli addebiti in un nuovo conto che viene generato al momento.
  • E’ stato modificato l’aggiustamento del corrispettivo su incasso parziale di un conto in parcheggio quando l’incasso di una ricevuta fiscale è suddiviso tra una cassa e sospeso da incassare.
  • Sono stati cambiati i messaggi di avviso che il programma mostra perché su alcuni sistemi faceva sì che il programma non rimanesse in primo piano.
  • Nella finestra di inserimento delle schedine dei componenti di un gruppo (Gestione→Schedine PS→Schedine Gruppi) è stata aggiunta la possibilità di importare un elenco da un file di testo. Questo file deve avere le seguenti caratteristiche:
    • Formato CSV (campo separato da virgola)
    • Carattere di separazione deve essere la virgola (,)
    • I vari campi devono essere delimitati dai doppi apici (“)
    • I campi devono avere la seguente sequenza: CAMERA,COGNOME,NOME,SESSO,NAZIONALITA’,DATA DI NASCITA,LUOGO DI NASCITA,PROVINCIA DI NASCITA,NAZIONE DI NASCITA,COMUNE DI RESIDENZA,PROVINCIA DI RESIDENZA
    • Gli unici campi obbligatori sono CAMERA e NAZIONALITA’, se un campo viene omesso è necessario che sia comunque presente anche se vuoto ad esempio: “101”,”ROSSI”,”MARIO”,”M”,”ITALIA”,,,,,,,
  • Nel quadro prenotazioni è ora possibile spostare una prenotazione con camera richiesta su di un altra, sempre con camera richiesta, che occupa le stesse date
  • E’ stata aggiunta la possibilità di spostare le righe di storico soggiorni da un cliente ad un altro, è sufficiente richiamare un cliente da Gestione→Clienti, selezionare le righe dello storico che si vogliono spostare, cliccare con il tasto destro del mouse e selezionare la voce “Sposta selezionati”, se si vogliono spostare tutte le righe è sufficiente cliccare con il tasto destro e selezionare “Seleziona tutti”.