Articoli con tag GDPR

Report per stampa consenso al trattamento dei dati – GDPR

E’ stato aggiunto un nuovo report che si chiama “modello privacy gdpr”. Questo report funziona come una schedina di pubblica sicurezza da stampare ma invece della schedina viene stampato il modulo per il consenso al trattamento dei dati da far sottoscrivere al cliente che si registra in hotel.

Per installarlo è sufficiente andare in Manutenzione->Aggiornamenti report e selezionarlo. Una volta installato per renderlo disponibile in fase di stampa della schedina è necessario andare in Azienda->Personalizzazione e alla voce “Schedina PS” selezionarlo.

In questo modo stampando la schedina verrà stampata invece il modulo di consenso già comprensivo del nome del cliente.

, ,

Nessun commento

Grand Hotel e il GDPR – nuova normativa Europea sulla privacy

Con la versione 3.0.0.58 sono state introdotte alcune modifiche per adeguarsi alle nuove linee guida del GDPR che entrerà in vigore il 25 maggio 2018.

Al suo interno Grand Hotel prevedeva già alcune funzioni di controllo e gestione privacy, sono state quindi integrate funzioni aggiuntive per migliorare il controllo e la protezione dei dati anagrafici:

  • E’ stata inserita la registrazione dell’accesso ai dati di Grand Hotel da parte dell’operatore e la successiva uscita dal programma, vengono registrati data e ora di login e logout dal programma.
  • Sono stati inseriti le registrazioni delle operazioni eseguite dall’operatore all’interno degli archivi clienti, schedine di PS e archivio ditte e agenzie. Vengono registrate le operazioni di apertura, inserimento, modifica e cancellazione di un anagrafica.
  • Per la schedina di PS è stato inserito la possibilità di rendere anonimi i dati anagrafici in mancanza di autorizzazione al trattamento dei dati in modo da espletare le operazioni obbligatorie di legge (invio schedina al portale alloggiati) e mantenere i dati statistici a fini ISTAT e per gli studi di settore. Il parametro può essere attivato a discrezione del Hotel e viene eseguito in automatico alla partenza del cliente.
  • Quando viene attivato il flag privacy il programma registra ora e giorno dell’adesione, questo per permettere di selezionare poi le anagrafiche con la privacy scaduta per decidere se richiedere il consenso o cancellare il dato.
  • Sono state aggiunte funzioni di cancellazione dei dati nell’archivio clienti e schedine di PS per permettere di eliminare i dati sia di coloro che non hanno soggiornato più dopo un dato periodo sia per coloro che hanno il consenso alla privacy scaduto o non firmato. Per le schedine di PS è prevista anche al sola cancellazione dei nominativi mantenendo però i dati statistici anonimi.
  • Per la gestione dei backup dei dati all’interno di Grand Hotel è già presente la funzione “Salvataggi Pianificati” che permette di impostare salvataggi automatici, senza l’intervento di un operatore, ad orari e giorni personalizzabili . Nella pagina di impostazione si stabilisce il percorso su cui salvare il file, che può essere anche una cartella sincronizzata in Cloud; il controllo di accesso alla cartella viene demandato al sistema operativo in quanto l’operazione di salvataggio viene eseguita dall’utente Windows autorizzato, per cui è possibile anche che il file di backup venga salvato in una cartella “criptata” gestita dal sistema operativo il cui accesso è consentito solo all’utente Windows designato in fase di impostazione del backup.

, , ,

Nessun commento

Aggiornamento Grand Hotel 3.0.0.58

  • In questa versione sono state introdotte funzioni per adeguare il software al nuovo regolamento per la privacy Europeo GDPR.

    • Sono state aggiunte le nuove funzioni di cancellazioni degli archivi anagrafici di Clienti e Schedine. La nuova funzione è nel menu Azienda->Manutenzione Archivi→Cancellazione Archivi Anagrafici. L’accesso è inizialmente inibito a tutti gli operatori per abilitare un operatore alla funzione è necessario andare in Azienda→Dati Azienda→Operatori e selezionato l’operatore in Accessibilità si trova la voce “Cancellazione archivi anagrafiche” da abilitare. Quando si entra in Cancellazione Archivi Anagrafici il programma chiede se i vuole eseguire un backup dei dati, è vivamente consigliato effettuare un backup nel caso in cui si voglia ripristinare i dati cancellati. La nuova finestra presenta le seguenti operazioni:

      • Cancella clienti con soggiorno anteriore al: – permette di eliminare tutti i clienti con data di soggiorno anteriore alla data selezionata nel campo “Data”

      • Cancella clienti con autorizzazione privacy anteriore al: permette di eliminare tutti i clienti con data di inserimento privacy anteriore alla data selezionata nel campo “Data”, non cancella le schede cliente che non presentano una data privacy

      • Cancella clienti senza storico soggiorni con data inserimento anteriore al: permette di eliminare tutti i clienti che non hanno storico soggiorni che sono stati inseriti in archivio con data anteriore a quella selezionata nel campo “Data”

      • Cancella Schedine di PS con data partenza anteriore al: permette di cancellare tutte le schedine la cui ultima data di partenza è anteriore a quella selezionata nel campo “Data”

      • Cancella Schedine di PS con data privacy anteriore al: permette di cancellare tutte le schedine che hanno la data di inserimento privacy anteriore a quella selezionata nel campo “Data”, non cancella le schedine che non presentano una data privacy

      • Rendi anonime schedine PS senza autorizzazione privacy con partenza anteriore al: permette di rendere anonime le schedine di PS che hanno partenza anteriore alla data selezionata nel campo “Data”. Questa funzione ancella solo cognome e nome della schedina mantenendo i dati necessari alle comunicazioni ISTAT e studi di settore.

      • Rendi anonime Schedine PS con partenza anteriore al: come quella precedente ma non tiene conto della data di autorizzazione privacy

      • Cancella storico soggiorni clienti con partenza anteriore al: cancella le righe di storico soggiorni dei clienti con partenza anteriore alla data selezionata. Non cancella i dati anagrafici dei clienti.

      • La voce “Crea copia dei dati cancellati in formato CSV” se selezionata salverà un copia dei dati cancellati in un file esterno in formato CSV.

      • Premendo il tasto “Esegui” viene eseguita la procedura selezionata. I dati non saranno fisicamente cancellati fino a che non si preme il bottone “Salva modifiche”. Se si preme il bottone “Annulla modifiche” o i chiude la finestra senza salvare le procedure eseguite non verranno salvate e i dati non saranno cancellati.

    • E’ stato aggiunto il parametro “Azzera schedine senza privacy” in Azienda→Dati azienda→Parametri. Questo parametro se attivato renderà anonime le schedine di PS che nella giornata effettuano il check-out e che non presentano il consenso alla privacy mantenendo però i dati necessari alla comunicazione per ISTAT e studi di settore.

    • Nell’archivio clienti quando viene cliccato il campo “Autorizzazione privacy” il programma registra data e ora e visualizza il dato sotto il campo, nel caso non sia stato inserita l’autorizzazione o il campo venga deselezionato presenterà l’ avviso “Data privacy: MAI” in rosso.

    • Nell’archivio schedine è stato inserito il campo “Inserimento privacy” da cliccare quando il cliente ha sottoscritto la privacy, se selezionato verrà presentata anche al data e ora in cui è stato selezionato. Se si deseleziona verrà azzerata la data di inserimento.

    • Nello storico registrazioni è state aggiunta una nuova voce “Varie” che indicherà nel campo Camera1 le seguenti voci:

      • Login: effettuato accesso al programma dall’operatore

      • Logout: effettuata chiusura programma dall’operatore

      • Ditta: operazioni su archivio ditte /agenzie, nel campo Camera2 viene indicato il tipo di operazione:

        • Read: è stato richiamato un record

        • Insert: inserimento di un nuovo record

        • Update: modifica di un record

        • Delete: eliminazione di un record

      • Cliente: operazioni su archivio clienti, nel campo Camera2 viene indicato il tipo di operazione:

        • Read: è stato richiamato un record

        • Insert: inserimento di un nuovo record

        • Update: modifica di un record

        • Delete: eliminazione di un record

      • SPS: operazioni su archivio schedine, nel campo Camera2 viene indicato il tipo di operazione:

        • Read: è stato richiamato un record

        • Insert: inserimento di un nuovo record

        • Update: modifica di un record

        • Delete: eliminazione di un record

  • E’ stato aggiunto la possibilità di richiamare una schedina dall’archivio schedine oltre che con il tasto F2 anche con F3 per ricercare una schedina per riga di registro arrivi, con F4 per codice schedina. Questo permetterà di ricercare eventuali record nell’archivio anche se sono stati eliminati i nominativi ma di cui si ha la necessità di correggere i dati per la trasmissione all’ISTAT.

  • E’ stato aggiunto il parametro “Numerazione automatica schedine” in Azienda→Dati Azienda→Parametri. Attivandolo il programma numererà le schedine in automatico per coloro che non le stampano più.

  • Nella scheda Prenotazione è stato aggiunto il bottone “PS” che permette di inserire le schedine di notifica del cliente prima di fare il check-in. Sarà quindi possibile legare le schedine di PS ad una prenotazione prima ancora che il cliente arrivi in struttura e al check-in verranno automaticamente inserite nel conto.

  • E’ stata aggiunta la possibilità di ristampa degli acconti ditta/agenzia e cliente. Nella finestra “Acconti” è presente un nuovo bottone “Ristampa” che permette di ristampare l’acconto ma solo quelli che sono presenti in “Conti in parcheggio”. Non è possibile ristampare un acconto di giorni precedenti o già contabilizzato.

  • E’ stato corretto un errore in fase di registrazione di un abbuono che in presenza di quantità maggiore di uno non ne teneva conto.

, , , , , , ,

Nessun commento